Facturen, algemene voorwaarden en BTW

Payment options Na een bestelling kunt u automatisch een factuur laten opmaken en deze automatisch e-mailen naar uw klant. Het is belangrijk dat u op voorhand de factuuropties goed instelt.

Facturatie kunt u vinden bij Instellingen > Facturen. In het onderdeel Bestellingen Beheer kunt u echte facturen bekijken en/of verzenden naar uw klanten.

Als Facturen niet in het menu staat, pas dan eerst het gebruiksersniveau aan naar Geavanceerd, bij Instellingen > Gebruikersniveau.

Factuur instellingen

Papierformaat
Het is mogelijk om facturen te genereren in A4-formaat en de Amerikaanse Letter-formaat
Taal
De taal waarin de factuur wordt weergegeven. Standaard is dit de standaardtaal van de webshop, maar het kan ook worden ingesteld naar de taal van de klant of een andere taal.
Factuur volgnummer prefix
Een vaste prefix die voor het factuurnummer komt.
Factuur volgnummer
Klik op het volgnummer om een overzicht te krijgen van de factuurnummers met de bestelling die eraan gekoppeld is. Met de Resetknop onderaan kunt u alle volgnummers van de bestellingen verwijderen.

De factuurnummers resetten kan niet ongedaan gemaakt worden nadat er op de Bevestigen button is geklikt.

Vervaldatum
De termijn in dagen waarin de factuur betaald moet worden.
Kleur
Facturen, Proforma facturen, Kredietnota's, Pakbonnen en Kassabonnen kunnen een aparte lay-outkleur hebben om ze van elkaar te onderscheiden.
Lettertype
Er zijn 3 standaardlettertypes beschikbaar: Zonder schreef, monospace (elk teken neemt evenveel ruitme in) en met schreef. We beperken ons tot deze lettertypes omdat ze op elk type computer geïnstalleerd zijn en dus niet hoeven toegevoegd worden aan de PDF-data. Dit zorgt ervoor dat de bestandsgrootte van de facturen klein blijft. Overginds zijn deze lettertypes goed leesbaar, hierdoor blijft de factuur duidelijk en kan er geen verwarring kan ontstaan.
Factuur logo
U kunt een logo toevoegen voor op uw factuur. Zorg voor een logo dat niet groter is dan 5 Megabyte, met een extensie .jpg, .gif of .png. De ideale afmetingen zijn 300x200 pixels. Klik bovenaan op [Voorbeeld factuur] om een voorbeeld te bekijken na het uploaden van een logo.

Grafische programma's waarmee u uw logo kunt bewerken:

Factuur gegevens
Uw bedrijfsgegevens komen bovenaan op de factuur.
Hoofding
De hoofding is een optionele tekst die aan de factuur kan toegevoegd worden. Deze tekst wordt onder de adresgegevens en boven de producten weergegeven.
Voetnoot
De voetnoot is een optionele tekst die aan de factuur kan toegevoegd worden. Deze tekst wordt onder de producten en boven de berekening weergegeven.
Voetnoot 2
De tweede voetnoot is een optionele tekst die aan de factuur kan toegevoegd worden. Deze tekst wordt onder de berekening en het totaalbedrag weergegeven.
Voorbeeldafbeeldingen weergeven
Bij elk product kan er een verkleinde afbeelding onder de productcode worden weergegeven. Dit werkt enkel als het product kan gevonden worden bij productbeheer; het werkt dus niet voor verwijderde producten.
Voorwaarden pagina toevoegen
U kunt een pagina met algemene voorwaarden toevoegen. De Algemene voorwaarden kunt u instellen via Instellingen > Meer opties > Algemene voorwaarden.
E-mail factuur
De bestemmingen naar waar de factuur standaard moet verzonden worden. Dit is standaard naar de klant en een kopie naar uzelf (de facturen worden niet bewaard in de beheersinterface, u kunt ze in uw mailbox bewaren). Het is mogelijk om extra adressen toe te voegen, bijvoorbeeld een persoon die de administratie beheert, een accountant of een boekhoudapplicatie.

Als bijlage kunt u de factuur in PDF-formaat toevoegen.
Voor accountants en boekhoudapplicaties kan het UBL-formaat gebruikt worden voor de automatische verwerking van facturen.

Na het bekijken van een factuur kunt u ze verzenden door onderaan op het icoon E-mail factuur te klikken.
BTW
Stel in of de prijzen in uw webshop zonder, inclusief of exclusief BTW worden aangeboden. Stel dit slechts éénmalig in. Het veranderen van deze instelling is zeer verwarrend voor uw klanten. Bovendien zullen facturen van vorige bestellingen verkeerd berekend worden omdat deze bestellingen gebeurd zijn met een andere BTW berekeningsmethode.
BTW Tarief
U kunt hier 3 BTW tarieven instellen. Voor België is dit 21%, 12% en 6%, voor Nederland 21%. Producten hangen automatisch aan het eerste BTW-tarief. Het BTW-tarief kan per product aangepast worden bij Beheer > Producten > Product selecteren > Geavanceerd > BTW-tarief.
BTW over verzendkosten
Verzendkosten worden altijd Inclusief BTW ingegeven bij Instellingen > Verzendkosten. Hier kunt u instellen op welke manier BTW over de verzendkosten moet worden berekend: over het laagste BTW-tarief (bijvoorbeeld bij facturen met 6% en 21% BTW), het hoogste BTW-tarief of zonder BTW.
Geen BTW aanrekenen buiten Europa (EER)
Vink deze optie aan als u niet wil dat er BTW aangerekend wordt voor bestellingen buiten Europa.
Geen BTW aanrekenen voor buitenlandse EU-bedrijven (EER)
Hiermee kunt u ervoor zorgen dat de BTW 0% is bij intracommunautaire B2B bestellingen. Bijvoorbeeld als een Belgisch bedrijf een product verkoopt aan een Nederlands bedrijf, of andersom. Uw klanten hebben hiervoor een geldig BTW nummer nodig.
Kassaprocedure B2B / B2C
Standaard (B2B + B2C)
Klanten kunnen bij de bestelling kiezen tussen Particulier of Zakelijk.

B2C (Particulieren)
Klanten kunnen geen bedrijfsnaam of BTW nummer invullen. Bij de productprijs wordt het bedrag exclusief BTW niet weergegeven.

B2B (Bedrijven) Klanten moeten bij de bestelling een bedrijfsnaam invullen.

B2B (BTW-nummer verplicht) Klanten moeten bij de bestelling een geldig BTW nummer invullen. Houd er rekening mee dat het BTW-nummer op het moment van invullen wordt gecontroleerd in de Europese BTW-databank. Deze is regelmatig onbereikbaar, wat ervoor zorgt dat klanten op dat moment niet kunnen bestellen. In deze situatie wordt er een melding weergegeven met het bericht om contact op te nemen met u.

Facturen bekijken

PDF Al onze facturen worden automatisch gegenereerd in het standaard .pdf formaat. Een PDF bestand kunt u bekijken met een PDF reader.

Een eenvoudig te installeren PDF reader voor Windows is Sumatra PDF. In Linux kunt u ePDFView gebruiken.

Voorbeeldfactuur

Bekijk na het instellen van deze waarden zeker de voorbeeld factuur. U kunt ook een test bestelling doen in uw eigen webshop en de factuur downloaden bij het onderdeel Bestellingen. Het uitvoeren van enkele test-bestellingen is zeker aan te raden, zodat u de werking van uw webshop kunt optimaliseren.

Factuur volgnummers

Facturen krijgen automatisch een nieuw en uniek volgnummer, volgend op het hoogste factuurnummer dat reeds bestaat. De toekenning van het factuurnummer gebeurd op het moment dat de factuur verzonden wordt (E-mail factuur).

Bij het verzenden van een factuur kunt u het factuurnummer aanpassen. Dit is zo geregeld zodat u de factuurnummers van bestellingen buiten de webshop zou kunnen overslaan. Zo kunt u exact bepalen welke factuur welk nummer krijgt.

We raden aan om de factuurnummers automatisch te laten toekennen. Op deze manier zal u nooit dubbele factuurnummers hebben.

Overzicht factuurnummers Factuurnummers resetten

Meertalige algemene voorwaarden

Webshop terms Meertalige algemene voorwaarden kunt u instellen bij Instellingen > Modules > Algemene voorwaarden.

Als Algemene voorwaarden niet in het menu staat, pas dan eerst het gebruiksersniveau aan naar Geavanceerd, bij Instellingen > Gebruikersniveau.

De algemene voorwaarden zijn dan te vinden:

Voorbeeld algemene voorwaarden

Privacyverklaring

Vanaf 25 mei 2018 moet elke organisatie die persoonlijk identificeerbaar materiaal over EU-burgers verwerkt of controleert strenge organisatorische en technische maatregelen hebben geïmplementeerd om compliant te zijn met de General Data Protection Regulation (GDPR) of ook wel genoemd de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het niet naleven van de GDPR brengt hoge boetes met zich mee. Boetes kunnen oplopen tot 4 procent van de omzet of tot 20 miljoen euro.

U kunt uw webshop GDPR compliant maken via Instellingen > Privacyverklaring.


Volgende pagina: Verzendkosten instellen >>>

Overzicht